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Digitale Belegverarbeitung

Auch die sehr papierorientierte Finanzbuchhaltung wird zwischenzeitlich mehr un mehr digitalisiert. So wie seit vielen Jahren die Bankdaten nahezu in jedes Buchhaltungssystem elektronisch eingelesen und halb- oder vollautomatisch verbucht werden können, können auch die restlichen Buchhaltungsbelege auf dem digitalen Wege erfasst und verbucht werden.

Die digitale Belegverarbeitung betrifft insbesondere Ein- und Ausgangsrechnungen, im Einzelfall auch Kassenbelege.

Unter der Begrifflichkeit „Scannen – Buchen – Archivieren“ wird aber nicht nur das Einscannen und das halbautomatisierte Verbuchen von Belegen abgehandelt, sondern auch elektronische Archivierung. Der Ablauf gestaltet sich wie folgt:

  1. Entsprechende Ein- und Ausgangsrechnungen werden bei uns oder bei Ihnen eingescannt und in das Finanzbuchhaltungssystem geladen.
  2. Einen zweiten Schritt erfolgt mittels der OCR-Schrifterkennung die Analyse des Beleges und es wird ein Buchungsvorschlag erzeugt. Aufgrund von hinterlegten Regeln werden der Lieferant, der Betrag, der Rechnungstext usw. erkannt und übertragen.
  3. Nach der erfolgten Verbuchung dieses Beleges, wird der Beleg direkt den Buchungssatz angehängt. Damit hat die Finanzbuchhaltung jederzeit Zugriff auf die zugrunde liegenden Belege.

Im Ergebnis führt dies zunächst dazu, dass wir Ihre Belege in einem ersten Schritt scannen, damit wir diese kurzfristig an Sie zurückreichen können – Fibu to go.   Nachfolgend bearbeiten wir die Buchhaltung wie gewohnt und stellen die gewünschten Auswertung zur Verfügung.   Im Rahmen des Jahresabschlusses müssen wir keine Belege bei Ihnen anfordern, da jeder einzelne Beleg den Buchungen angehängt wurde.   Alternativ können auch Sie als Mandat die Belege in Ihrem Unternehmen mit einem geeigneten Scanner digitalisieren und uns bspw. über unser Mandantenportal zur Verfügung stellen. Damit verbleiben die Belege direkt bei Ihnen im Unternehmen.

ihre Ansprechpartner


Mirko Herlan

Steuerberater

Telefon+49 721 9633-152


mherlan(at)mhp-kanzlei.de

Thomas Weisbrod

Dipl. Kaufmann | Steuerberater

Telefon+49 721 9633-112



Michael Leist

Steuerfachangestellter
Zertifizierte Fachkraft für Jahresabschlüsse (IFU/ISM)

Telefon+49 721 9633-147