UPDATE ZU KASSENSYSTEMEN – DIE NEUERUNGEN AB 01.01.2020

Mit diesem Artikel wollen wir Sie zusammenfassend über die wichtigsten Änderungen zu elektronischen Aufzeichnungssysteme und Vorschriften zur Digitalisierung informieren. Auf unserer Website finden Sie weiterführende Informationen und Merkblätter.

Die fiskalfähige Kasse ist seit 2017 vorgeschrieben, der Kassenerlass 2010 hat bereits zum 01.01.2017 neue Kassensysteme erforderlich gemacht. Jedoch war nicht abschließend dargelegt, was fiskalfähig ist.

Das ist die zentrale Neuerung für Kassensystem ab 01.01.2020. Alle Hersteller von Kassensystemen müssen sich zertifizieren lassen.

Die neuen Systeme müssen nun über ein Sicherheitsmodul, ein Speichermedium und über eine digitale Schnittstelle verfügen. Die Zertifizierung nimmt das Bundesamt für Sicherheit vor, es dürfen nur noch zertifizierte Kassen eingesetzt werden. Vorhandene Kassen müssen aufgerüstet werden. Ist eine Aufrüstung nicht möglich, so dürfen die Kassen je nach Baujahr bis 31.12.2022 eingesetzt werden. Da aktuell wenige Hersteller sich zertifizieren lassen konnten, wurde eine Nichtbeanstandungsregel bis zum 30.09.2020 eingeführt. Dies ist dem Umstand geschuldet, dass bis vor kurzem die gesetzlichen Vorgaben zu den Modulen und der Schnittstelle nicht bekannt waren. Verstöße können künftig mit einer Geldbuße von bis zu 25.000 EUR geahndet werden.

Wir raten davon ab, Systeme mit vorläufigen Zertifikaten zu erwerben. Solche haben eine Gültigkeit von 1 Jahr, reguläre Zertifikate von 5 Jahren.

Einzelaufzeichnungspflicht, Geschäftsvorfälle und sofortige Speicherung der Eingaben
Alle Eingaben und Transaktionen werden unveränderbar gespeichert und nummeriert.
Mit der digitalen Schnittstelle wird dem Prüfer sofort ersichtlich, wann welche Eingabe getätigt wurde oder wo Lücken bestehen. Es wird durch die Gesetzgebung erneut auf die gesetzliche Einzelaufzeichnungspflicht hingewiesen.

Diverse Artikel, von Ausnahmen abgesehen, sind nicht zulässig. Es muss aufgezeichnet werden – Art des Vorganges, die Daten wie Menge hierzu, die Zahlart, die Zeitpunkte für den Vorgangsbeginn und Beendigung, Stornos, Trainingsbuchungen, Belegabbrüche usw.

Alle angebotenen Waren und Dienstleistungen müssen einzeln als Artikel hinterlegt sein.

Beispiel Gastronomie
Forelle im Salzmantel
• 21,50 EUR – richtig
Diverse Küche
• 21,50 EUR – falsch

Neue Mitteilungspflicht
Der Unternehmer muss dem Finanzamt ab 01.01.2020 mitteilen, welche Kassensysteme mit welchem Zertifikat eingesetzt werden. Aktuell ist weder das „Formular“ noch die Art der Meldung bekannt. Möglich Sanktionen sind aktuell nicht bekannt. Wir sind gespannt, ob diese Meldung elektronisch erfolgen kann.

Belegausgabepflicht
Der Unternehmer ist verpflichtet dem Kunden im unmittelbaren zeitlichen Zusammenhang einen Beleg auszustellen. Ein Beleg gilt als erstellt, wenn er erstellt und dem Kunden die Möglichkeit der Mitnahme gegeben wurde.

Die tatsächliche Entgegennahme ist genauso wenig erforderlich wie die Aufbewahrung liegengelassener Belege. Der Beleg kann in Papierform oder elektronisch zur Verfügung gestellt werden. Es besteht eine Befreiungsmöglichkeit, wenn eine Vielzahl kleiner Produkte an eine Reihe unbekannter Personen verkauft werden. (Kiosk, Bäckereien, Massenveranstaltungen) Verstöße können aktuell nicht sanktioniert werden.

Verfahrensdokumentationen zur Kasse und Aufbewahrung von Ausdrucke zur Kasse
Wie zu allen elektronischen Aufzeichnungssystemen muss auch bei elektronischen Kassen
eine Verfahrensdokumentation (VD) erstellt werden. Eine solche VD beschreibt den technischen und organisatorischen Ablauf zu den Kassen im jeweiligen Betrieb. Neben der VD ist das Vorliegen der Betriebsanleitungen unabdingbar.

Ein Fehlen dieser Dokumentationen ist ein schwerwiegender formeller Mangel und berechtigt den Betriebsprüfer zu Sicherheitszuschlägen oder Hinzuschätzungen. Bspw. in Nordrhein-Westfalen wird dies bereits regelmäßig geprüft, in Baden-Württemberg ist eine verstärkte Prüfung ab 2020 zu erwarten.

In diesem Zusammenhang ist zu erwähnen, dass Ausdrucke zur Kasse (Z-Bon, Tagesbericht) und deren Aufbewahrung nicht erforderlich sind. Maßgebend sind die gespeicherten Daten, deren Herkunft und nicht die Ausdrucke. Sie können hier also komplett „papierlos“ arbeiten und sich den einen oder anderen Leitz-Ordner sparen.

Was prüft die Kassennachschau
Auch wenn die Anzahl der Nachschauen in Baden-Württemberg „überschaubar“ sind – es gibt solche! Geprüft werden bislang, ob das Kassenbuch täglich geführt ist, der Kassenbestand passt, die Gutscheine geführt sind, die Stornierungen korrekt erfasst und dokumentiert wurden, die Daten ausgegeben werden können, die Kasse den heutigen gesetzlichen Stand entspricht, die Einzelaufzeichnungspflicht beachtet wird usw.. Hinzu kommt ab 2020, ob die Kassen zertifiziert sind.

Einer Kassennachschau oder Betriebsprüfung in den bargeldintensiven Branchen gehen häufig ein Testeinkauf und verdeckte Beobachtungen (auch Videoaufnahmen) voraus.

Abschließende Frage: Besteht eine Registrierkassenpflicht?
Nein, es darf auch die offene Ladenkasse geführt werden, das ändert aber je nach Branche an der bestehenden Einzelaufzeichnungspflicht nichts.

Wie unterstützen wir Sie?
Durch unsere enge Kooperation mit dem Dehoga Baden-Württemberg verfügen wir über gute Kontakte zu Kassenherstellern und Beratern für solche Systeme. Wir selbst begleiten darüber hinaus zu den Themen Digitalisierung, beleglose Buchhaltung, DATEV Unternehmen Online, Schnittstellen und Automatisierungen.

Vor allem aber können wir Sie bei der Erstellung von den Verfahrensdokumentationen unterstützen.

Hierzu gibt es entsprechende Vorlagen, die in Zusammenarbeit mit dem Kassenverband, der DATEV und Steuerberatern erstellt wurden. Diese gilt es dann für den jeweiligen Betrieb auszuarbeiten.
Wenn Sie wissen möchten, wie Sie „beleglos“ arbeiten können, Papier vernichten dürfen und gesetzkonform die Daten speichern, wenden Sie sich gerne an uns.

Steffen Hort
Steuerberater
short@mhp-kanzlei.de

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