Vernichtung von Belegen, Digitale Buchhaltung und die Bedeutung der Verfahrensdokumentation

Die Finanzverwaltung hat mit dem BMF-Schreiben aus dem Jahr 2014 und 2019 die GoBD neu definiert. Diese GoBD – Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – beschreiben die gesetzlichen Vorgaben an ein Buchführungssystem mit all seinen Vorsystemen.

Die Finanzverwaltung hat mit dem BMF-Schreiben aus dem Jahr 2014 und 2019 die GoBD neu definiert. Diese GoBD – Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – beschreiben die gesetzlichen Vorgaben an ein Buchführungssystem mit all seinen Vorsystemen.
Diese Vorgaben wurden damit angepasst, um den heutigen Stand der Technik und Organisation im Zeitalter der Digitalisierung Rechnung tragen.

Kurz zusammengefasst, die GoBD beschreiben die steuerlichen Anforderungen an eine (digitale) Buchhaltung sowie sämtliche Vorsysteme wie Kasse, Faktura, Warenwirtschaft usw. Ergänzt wird dies mit Anforderungen zur Datensicherheit, Speicherung von Daten und dem internen Kontrollsystem (IKS).

Soweit so gut, doch was bedeutet dies?
Die GoBD beinhalten unter anderem eine ganz bedeutende Kernaussage: Sämtliche digitalen Prozesse und Abläufe des Rechnungswesens sind zur Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Buchführung, insbesondere im Rahmen einer späteren Betriebsprüfung, in einer Verfahrensdokumentation festzuhalten.

Unabhängig davon, möchten wir einen für Sie sehr wichtigen Vorteil voranstellen:
Denn wer Papierbelege scannt und elektronische Belege archiviert, darf mit einer Verfahrensdokumentation seine Buchhaltungsbelege vernichten.

Das muss unser primäres Ziel sein, denn die Aufbewahrung in beiden Systemen verursacht doppelte Kosten und ist nicht zeitgemäß. Denken Sie beispielsweise an die Zeitersparnis aufgrund nicht mehr benötigter Papierablage oder die Kostenersparnis für Ordner sowie Regal- und Bürofläche. Weiterhin, und das ist aus unserer Sicht ein bedeutsamer Ansatz, wird die Erstellung Anlass sein, die IT-Prozesse zum digitalen Rechnungswesen organisatorisch zu beleuchten und zu optimieren.

Nehmen Sie mit uns Kontakt auf:
Unsere spezialisierte IT-Abteilung wird Sie über den Ablauf zur Erstellung einer individuellen Verfahrensdokumentation informieren und spricht mit Ihnen über die hiermit verbundenen Abläufe sowie Kosten.

Unsere Ansprechpartner Jens Weber und Michael Leist sowie meine Person stehen Ihnen hierzu gerne zur Verfügung.

Steffen Hort
Steuerberater und Partner

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