Workation – Potential oder Risiko?

Der Fachkräftemangel, der Wunsch nach mehr Flexibilität, das Bedürfnis nach einer ausgeglichenen Work-Life-Balance und nicht zuletzt die Notwendigkeit, sich als Arbeitgeber modern aufzustellen, führen zu neuen Arbeitsmodellen. Wir stellen Ihnen eines der Modelle, die Workation, eine Verbindung von Arbeit (Work) mit Urlaub (Vacation), dar.

So sehr der Wunsch nach Flexibilität und der Einpassung des Arbeitsmodells aus Arbeitnehmersicht nachvollziehbar ist, so sehr müssen Arbeitgeber sich der rechtlichen Unwägbarkeiten bewusst sein. Zudem gilt, dass kurze Workation-Aufenthalte, vor allem im Ausland eher unkritisch sind; das Risiko steigt mit der Länge eines Auslandsaufenthalts zudem an.

Die rechtlichen Risiken bewegen sich in den Bereichen des anwendbaren Arbeitsrechts, des Sozialversicherungsrechts – insbesondere hinsichtlich der Unfallversicherung – sowie des Steuerrecht. 

Anwendbares (Arbeits-)Recht

Ein unter deutschen Vertragsparteien abgeschlossener Arbeitsvertrag muss nicht immer auch dem deutschen Arbeitsrecht oder Verfahrensrecht unterstehen. Zum einen ist maßgeblich, ob die Vertragsparteien etwas vereinbart haben („Unter uns gilt das Recht des Landes ABC.“); viel wichtiger – weil regelmäßig unerkannt – ist jedoch die Frage danach, wo der sogenannte gewöhnliche Arbeitsort ist.

Der gewöhnliche Arbeitsort ist der Ort, an dem man seine Arbeitsleistung regelmäßig erbringt; bei einer Workation ist dies unter Umständen aber auch ein Ort in einem anderen Staat. Daher gilt: Wenn der Arbeitsort einvernehmlich auch an einem anderen Ort liegen kann, dass als „gewöhnlich“ der Ort gilt, an dem man mehr als die Hälfte der Arbeitszeit tätig ist. Bei einer Workation, d. h. der Verknüpfung von Urlaub mit Arbeit, z. B. durch ein Teilzeitmodell (morgens arbeite ich und nachmittags gehe ich in die Berge), zudem zeitlich auf wenige Wochen beschränkt, wird sich der Arbeitsschwerpunkt nicht verschieben. Sollten die Aufenthalte im Ausland aber einen größeren zeitlichen Raum in Anspruch nehmen, z. B. durch ein Sabbatical, das mit Arbeit verknüpft ist, kann es kritisch werden und ausländisches Recht zur Anwendung kommen.

Das ausländische Arbeitsrecht kommt zudem immer dann zur Anwendung, wenn dort zwingende und unabdingbare Arbeitsschutzgesetze bestehen.

Sozialversicherungsrecht, insbesondere bei einem Arbeitsunfall

Deutschland hat mit rund 20 Staaten sozialversicherungsrechtliche Abkommen geschlossen; zudem ist das Sozialversicherungsrecht innerhalb der EU – einschließlich der Schweiz – abgestimmt.

Generell besteht ansonsten das Risiko, doppelt Sozialversicherungsbeiträge (in Deutschland und im Staat der Workation) abführen zu müssen. EU-weit ist dieses Risiko auszuschließen, wenn vor der Tätigkeit im Ausland die (gesetzlich zwingend erforderliche) A1-Bescheinigung beantragt wird, durch welche nachgewiesen ist, dass man als sozialversicherungspflichtiger Arbeitnehmer dem deutschen Sozialversicherungssystem untersteht.

Der häufigste Anknüpfungspunkt der deutschen Sozialversicherung bei Auslandssachverhalten sind die sog. Arbeitsunfälle. Über die Zugehörigkeit zur deutschen Sozialversicherung – einschließlich des A1-Nachweises – genießt man als Arbeitnehmer im Ausland auch bei dort stattfindenden Arbeitsunfällen den Schutz der deutschen Unfallversicherung. Wie in Deutschland selbst ist es unabdingbare Voraussetzung, dass ein betrieblicher Zusammenhang zwischen dem Arbeitsverhältnis, d. h. der Arbeitsleistung, und dem Unfall vorliegt. Ein Unfall, z. B. auf der Reise zum Urlaubsort ist kein Wegeunfall.

Steuerrecht

Aus Sicht der Arbeitnehmer begründet eine Workation in der Regel keine steuerrechtlichen Probleme, da der Auslandsaufenthalt vorübergehend und in der Regel auch weniger als die Hälfte der Tage des Jahres (183-Tage-Regel) ist.

Ein Arbeitgeber kann jedoch bei einer Workation gewissen steuerlichen Verpflichtungen im Ausland unterliegen. Es besteht zum einen die Gefahr, dass im Ausland eine Betriebsstätte des Arbeitgeberunternehmens gebildet wird. Beurteilungsmaßstab sind hier die im jeweiligen Auslandsstaat geltenden Steuergesetze.

Zum anderen kann ein deutscher Arbeitgeber mit Beschäftigten im Ausland dort verpflichtet sein, das Arbeitsverhältnis während des Zeitraums der Workation dort zu deklarieren, d. h. abzurechnen, Steuern und Sozialversicherungsbeiträge zu zahlen und insofern eine Doppelbelastung an Steuern und Sozialversicherung in Kauf zu nehmen.

Wir empfehlen, die Entscheidung zur Workation sorgfältig vorzubereiten und die vorstehend angesprochenen Risiken zu bewerten. Im gegebenen Fall kann eine Freigabeliste der möglichen Länder für eine Workation erstellt werden.

Die Workation ist jedoch eine Abweichung eines Arbeitszeitmodells; Unternehmen mit einem Betriebsrat müssen diesen im Rahmen der Mitbestimmung einbeziehen.

Erstellen Sie klare Vereinbarungen zu dem Arbeitsort, vor allem im Hinblick auf die Geheimhaltung aus dem Arbeitsverhältnis, auf die Arbeitszeiten und Erreichbarkeitszeiträume und vor allem auf die Dauer der Workation.

Empfehlenswert ist zudem zunächst eine Begrenzung auf europäische Länder, da vor allem sozialversicherungsrechtliche Fragen deutlich einfacher zu bewerkstelligen sind und da hier vor allem über die häufig bestehenden Doppelbesteuerungsabkommen klare steuerliche Grundlagen bestehen.