Die Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung (DRV) nach § 28p SGB IV

Die DRV ist gesetzlich verpflichtet, spätestens alle vier Jahre bei Arbeitgebern bzw. Unternehmen zu prüfen, ob diese ihre umfangreichen Pflichten nach den Sozialgesetzbüchern erfüllen. In den meisten Fällen werden die Prüfungen beim jeweiligen Steuerberater abgewickelt, da dieser als Lohnabrechnungsstelle über sämtliche für die Prüfung notwendigen Informationen verfügt. Durch die Rentenversicherungsträger werden jährlich insgesamt rund 750.000 Betriebsprüfungen durchgeführt. Der Prüfungsumfang beschränkt sich dabei oftmals nicht nur auf eine bloße Stichprobenprüfung, sondern es findet i. d. R. eine intensive Prüfung statt, die je nach Größe des Unternehmens, mehrere Tage dauern kann.

Bei MHP stehen im Jahr 2025 insgesamt ca. 155 Mandanten (2024 ca. 150) zur Prüfung durch die DRV an, die sich in einzelnen Prüfungszyklen über mehrere Tage über das Jahr verteilen.

Zu den Prüfungsterminen, welche in der Regel 1 bis 2 Wochen am Stück dauern und mehrfach im Jahr stattfinden, kommen regelmäßig ein bis zwei Prüfer*innen der DRV ins Büro nach Baden-Baden und nehmen dort, nach entsprechender Vorbereitung durch MHP, ihre Tätigkeit auf. Es finden dabei täglich Besprechungen mit den Prüfer*innen statt, um aufgegriffene Sachverhalte zu besprechen und mögliche Rückfragen zeitnah zu erledigen. Je nach Sachverhalt kann es auch zu weiteren Anforderungen durch die DRV kommen.

Die Prüfer*innen der DRV kontrollieren dabei intensiv, ob die Sozialversicherungsbeiträge korrekt ermittelt und fristgerecht abgeführt wurden.

Weiterhin werden folgende Sachverhalte in die Prüfung einbezogen:

• Die Feststellung der Versicherungspflicht oder Versicherungsfreiheit eines Arbeitnehmers (insbesondere auch im Hinblick auf angestellte Gesellschafter / Geschäftsführer)
• Die Abgabe der Meldungen zur Sozialversicherung
• Die richtige Be- und Abrechnung der Sozialversicherungsbeiträge für die Beschäftigten
• Die Umlagebeiträge nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz
• Die Führung der Lohn- und Gehaltsunterlagen sowie
• Ob Wertguthaben von Arbeitnehmern insolvenzgesichert sind
• Ob im Prüfungszeitraum eine Lohnsteueraußenprüfung stattgefunden hat und ob diese Auswirkungen auf die Sozialversicherungsbeiträge hat
• Ob die gesetzlichen oder tariflichen Mindestlöhne durch den Arbeitgeber berechnet und bezahlt werden. Sollten hier wesentliche Feststellungen durch die DRV sein, erfolgt grundsätzlich eine Meldung an die Zollbehörden

Die Rentenversicherungsträger prüfen zusätzlich die unfallversicherungsrechtliche Beurteilung von Arbeitsentgelten und sonstigen Zuwendungen sowie die Frage, ob das zu prüfende Unternehmen im Prüfungszeitraum der Abgabenpflicht nach dem Künstlersozialversicherungsgesetz (KSVG) unterliegt. Darüber hinaus kann die DRV auch Einsicht in weitere Betriebsunterlagen nehmen. Dazu gehören u. a. Finanzbuchhaltungskonten, Anstellungsverträge der Geschäftsführer oder anderer Mitarbeiter, sämtliche gesellschaftsrechtliche Unterlagen gerade bei Kapitalgesellschaften, Reisekostenabrechnungen und weitere sozialversicherungsrechtlich relevante Unterlagen.

Ab dem 01.01.2023 wurde die elektronisch unterstütze Betriebsprüfung (euBP) für alle Arbeitgeber zur Pflicht. Das erfordert, dass alle sozialversicherungsrechtlich relevanten Daten elektronisch aus dem Entgeltabrechnungsprogramm des Arbeitgebers oder des beauftragten Steuerberaters an die DSRV (Datenstelle der Träger der Rentenversicherung) übermittelt werden müssen. Dazu sind die Personal-, Abrechnungs- und Meldedaten, die für die Durchführung der Betriebsprüfung notwendig sind, in genormten Datensätzen für die Prüfer*innen aufzubereiten und zugänglich zu machen. Die Auswertung bzw. Prüfung der elektronischen Daten erfolgt dann durch den zuständigen Rentenversicherungsträger (DRV). Dadurch entfällt zwar nicht die eigentliche Betriebsprüfung in den Geschäftsräumen des Arbeitgebers / Unternehmens oder beim Steuerberater, allerdings wird dadurch eine umfangreichere Einsichtnahme der Unterlagen vor Ort weitestgehend entbehrlich. Der Vorort-Termin dient künftig i. d. R. der Einsichtnahme in Unterlagen oder ggf. Verträge, die nicht in elektronischer Form vorliegen, der Klärung offener Fragen und der Durchführung des Abschlussgesprächs zur Prüfung.

Bei MHP erfolgen sämtliche Prüfungen schon länger mittels der euBP, wobei die Auswertung der Daten durch die Prüfer*innen der DRV in den meisten Fällen direkt bei uns im Haus erfolgt. Bei MHP werden die Prüfungen zentral durch ein entsprechendes qualifiziertes Team vorbereitet und begleitet, so dass eine effektive Abwicklung der jeweiligen Prüfung jederzeit gewährleistet ist. Gerade der persönliche Kontakt ermöglicht einen rationellen Ablauf der Prüfungssachverhalte. Die Prüfungsankündigungen mit Nennung des Prüfungszeitraums (z. B. 01.01.2022 bis 31.12.2025) für eine anstehende DRV-Prüfung werden meistens bereits ein Jahr vor Prüfungsbeginn von der DRV an die Unternehmen bzw. an deren Steuerberater (hier: MHP) versendet. Hierdurch haben wir ausreichend Zeit alle notwendigen Unterlagen und Daten, sowie die jeweiligen Abläufe vorzubereiten und alles Notwendige der DRV zur Verfügung zu stellen. Seit 01.01.2025 laufen bei der DRV die Vorbereitungen der Prüfungen im Jahr 2026.

Ab 01.01.2025 werden auch die relevanten Daten aus der Finanzbuchhaltung elektronisch übermittelt. Dies ist allerdings bei MHP seit 2023 bereits Standard und wird regelmäßig von den Prüfer*innen der DRV angefordert.

Bereits seit dem Jahr 2022 besteht die Verpflichtung, dass nahezu alle für die Sozialversicherung relevanten Entgeltunterlagen für Beschäftigte in digitaler Form auf maschinell verwertbaren Datenträgern geführt werden müssen. Digitalisierte Unterlagen sind auch eine wesentliche Rahmenbedingung für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP). Die verpflichtende elektronische Form gilt auch für die Unterlagen, die die eigentlichen Entgeltunterlagen ergänzen. Damit wird sichergestellt, dass im Rahmen der elektronischen Betriebsprüfung alle sozialversicherungsrechtlich relevanten Unterlagen an die prüfenden Rentenversicherungsträger übermittelt werden können. Zu den nunmehr elektronisch zu führenden begleitenden Entgeltunterlagen zählen u.a.:

• Anträge von Minijobbern auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht
• Erklärungen von kurzfristig Beschäftigten über weitere Beschäftigungen
• Bescheide von Krankenkassen über die Feststellung der Versicherungspflicht
• Nachweise über die Elterneigenschaft
• Immatrikulationsbescheinigungen von Studierenden

Mit dieser Maßnahme geht einher, dass den Arbeitgebern/Unternehmen selbst die Unterlagen – wann immer möglich – bereits von den Arbeitnehmern in elektronischer Form zur Verfügung zu stellen sind. Dies bedeutet, dass nicht erst die Arbeitgeber/Unternehmen bzw. die beauftragten Steuerberater in der Pflicht sind, die Entgeltunterlagen elektronisch zu führen. Bereits die Person, die ein solches Dokument einreicht (z. B. ein Student seine Immatrikulationsbescheinigung), soll dies künftig grundsätzlich elektronisch tun. Dies erleichtert auch die Vorbereitung einer DRV-Prüfung erheblich.

Wichtig zu wissen:
Überführt der Arbeitgeber oder der Steuerberater das Originaldokument von der Papierform in eine elektronische Form, hat er diese mit einer fortgeschrittenen Signatur zu versehen. Nach vollständiger Übernahme in elektronischer Form können die schriftlichen Entgeltunterlagen vernichtet werden. Überführt der Arbeitgeber oder der Steuerberater das Originaldokument ohne fortgeschrittene Signatur in die elektronische Form, muss er das Originaldokument zusätzlich in Papierform aufbewahren.

Für Sozialversicherungsbeiträge und Beitragsvorschüsse, die ein Arbeitgeber nicht bis zum Ablauf des Fälligkeitstages gezahlt hat, werden Säumniszuschläge erhoben. Für Beiträge und Beitragsvorschüsse, die nicht bis zum Ablauf des Fälligkeitstages gezahlt sind, ist ein Säumniszuschlag für jeden angefangenen Monat i. H. v. 1 % des rückständigen, auf 50 Euro abgerundeten Betrages zu erheben. Die Krankenkassen sind gesetzlich verpflichtet, Säumniszuschläge zu erheben, sobald die Beiträge am Fälligkeitstag nicht gezahlt worden sind. Die Festsetzung des Säumniszuschlages ist zwingend und nicht in das Ermessen der Einzugsstelle gestellt.

Die KSA kann im Grunde jedes Unternehmen treffen, auch wenn es nicht zum engeren Kreis der typischen Unternehmen (z. B. Verlage, Theater usw.) zählt. Da mittlerweile nahezu jeder Betrieb (egal welcher Größenordnung) z. B. Eigenwerbung betreibt und dafür oftmals selbstständige oder freiberufliche „Kreativleister“ (gilt nicht bei Beauftragung eines Unternehmens in Form einer z.B. UG oder GmbH) beauftragt, ist hier bereits der erste Grundstein für eine mögliche Abgabeverpflichtung gelegt. Die Abgabepflicht tritt auch unabhängig davon ein, ob der „Kreativleister“ selbst bei der Künstlersozialkasse versichert ist.

Abgabepflicht nach der Geringfügigkeitsregelung

Mit Wirkung ab dem 01.01.2023 hat der Gesetzgeber die gesetzlichen Grundlagen zur Künstlersozialabgabe (§ 24 KSVG) erneut angepasst und verschärft. Hiervon betroffen sind v. a. die Vielzahl von Unternehmen, die Eigenwerbung betreiben und solche, die „Kreativleister“ beauftragen, um deren Leistungen zur Erzielung von Einkünften für ihr Unternehmen zu nutzen.

Die Geringfügigkeitsregelung bis zum 31.12.2022

Nach der bis zum 31.12.2022 geltenden Rechtslage kam es bezüglich der Künstlersozialabgabepflicht u. a. für Unternehmen, die Eigenwerbung betreiben, darauf an, dass die Bagatellgrenze von 450 Euro im Jahr überschritten wird und die Auftragserteilung „nicht nur gelegentlich“ erfolgte. Wann es sich in der Praxis um eine „nicht nur gelegentliche“ Auftragsvergabe handelte, war jedoch unklar und wurde von den Rentenversicherungsträgern (DRV) bei Betriebsprüfungen i. d. R. streng ausgelegt.

Die neue Geringfügigkeitsregelung ab 01.01.2023

Eine aktuelle Entscheidung des Bundessozialgerichts war Anlass, um die gesetzliche Regelung (§ 24 Abs. 2 und 3 KSVG) ab dem 01.01.2023 zu ändern. Es erfolgte eine Streichung des Rechtsbegriffs der „nicht nur gelegentlichen Auftragserteilung,“ mit der Folge, dass die Abgabepflicht grundsätzlich unabhängig von der Anzahl der Aufträge ab Überschreiten der gesetzlich festgelegten Geringfügigkeitsgrenze von 450 Euro eintritt. Damit reicht es ab 01.01.2023 aus, wenn einmalig ein Auftrag an einen selbstständigen „Kreativleister“ erteilt und hierfür ein Honorar gezahlt wird, das die Geringfügigkeitsgrenze von 450 Euro überschreitet. Dieser Betrag galt bis zum Jahr 2024. Für das Jahr 2025 wird der Betrag auf 700 EUR angehoben. Für das Jahr 2026 ff. auf 1.000 EUR.

Sonderregelung für Veranstaltungen bleibt bestehen

Der Gesetzgeber unterscheidet bisher bereits, ob ein Unternehmen „Aufträge“ an selbstständige „Kreativleister“ vergibt oder mit ihnen „Veranstaltungen“ durchführt, um in diesem Zusammenhang Einnahmen erzielen zu wollen. Unternehmen, die für die Durchführung von Veranstaltungen Honorare an selbstständige „Kreativleister“ zahlen, sind nur dann abgabepflichtig sind, wenn in einem Kalenderjahr mehr als drei Veranstaltungen durchgeführt werden, in denen künstlerische oder publizistische Werke oder Leistungen genutzt werden. Zusätzlich ist für die Künstlersozialabgabepflicht erforderlich, dass die Gesamtsumme aller Entgelte 450 Euro übersteigt. Auch hier sind die neuen Beträge zu beachten (2025 = 700 EUR / 2026 ff. = 1.000 EUR).

Meldepflicht zur Künstlersozialabgabe (KSA) bis spätestens 31. März

Unternehmen, die der Künstlersozialabgabepflicht unterliegen, sind verpflichtet, sich selbst bei der Künstlersozialkasse zu melden. Sämtliche an selbstständige Künstler oder Publizisten gezahlten Entgelte eines Jahres müssen spätestens bis zum 31. März des Folgejahres an die Künstlersozialkasse gemeldet werden.

Bemessungsgrundlage und Höhe der Künstlersozialabgabe (KSA)

Zu dem meldepflichtigen Entgelt gehört alles, was das Unternehmen aufwendet, um das Werk/die Leistung zu erhalten oder zu nutzen. Zum meldepflichtigen Entgelt gehört also das Honorar, aber auch jeglicher Ersatz für die Aufwendungen und Nebenleistungen des Künstlers oder Publizisten wie z.B.:

Telefonkosten, Frachtkosten, Werkzeichnungen, Material- oder Personalkosten

Nicht zur Bemessungsgrundlage der KSA gehört z.B. die Umsatzsteuer des selbständigen Künstlers oder Publizisten.

Der Abgabesatz für die KSA wird jedes Jahr bis zum 30. September für das folgende Kalenderjahr festgesetzt. Das erfolgt durch die "Künstlersozialabgabeverordnung" des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales. Im Jahr 2025 beträgt der Abgabesatz weiterhin 5,0 %.

In der Folge muss das Unternehmen auf die jährliche KSA eine monatliche Vorauszahlung leisten. Diese monatliche Vorauszahlung ist jeweils am 10. des Folgemonats fällig. Unternehmen, die ihrer Melde- und Vorauszahlungspflicht nicht oder nicht rechtzeitig nachkommen, werden von der Künstlersozialkasse geschätzt.

Auf Antrag allerdings kann die Künstlersozialkasse die Höhe der monatlichen Vorauszahlungen herabsetzen, wenn glaubhaft gemacht wird, dass im aktuellen Kalenderjahr gegenüber dem Vorjahr in deutlich geringerem Umfang selbstständige Künstler oder Publizisten beauftragt werden. Die Herabsetzung der Vorauszahlungen kann mit einem formlosen Schreiben, per E-Mail oder mittels eines Antrags gestellt werden.

Künstlersozialabgabe für ausländische Künstler

Werden ausländische Künstler oder Publizisten von einem abgabepflichtigen Unternehmen beauftragt besteht ebenfalls die Verpflichtung zur Zahlung der KSA aus dem abgabepflichtigen Entgelt. Anders sieht es jedoch aus, wenn die Leistung außerhalb Deutschlands erbracht wird und eine Verwertung in Deutschland nicht möglich ist. In diesem Fall besteht keine Abgabepflicht.