Im Juni wurde das Nachweisgesetz durch den Gesetzgeber überarbeitet. Die Änderungen treten – nach noch zu erfolgender Zustimmung durch den Bundesrat und Veröffentlichung im Bundesgesetzblatt – am 01.08.2022 in Kraft und verpflichten Arbeitgeber, allen Mitarbeiten-den die wesentlichen Arbeitsbedingungen zusammenzufassen und schriftlich auszuhändigen.
Das Nachweisgesetz an sich besteht bereits seit dem Jahr 1995. Die bisherigen Arbeitgeber-pflichten werden nun erweitert und zudem mit einem Bußgeld sanktioniert, wenn Arbeitgeber den Nachweispflichten nicht oder nicht in der gesetzlich geregelten Art nachkommen.
Welchen Informationspflichten muss ich als Arbeitgeber nachkommen?
Arbeitgeber unterliegen nach dem neuen Nachweisgesetz zudem deutlich verkürzten Fristen zur Vorlage des Nachweises. Während das bisherige Nachweisgesetz eine Monatsfrist ein-räumte, bestehen ab dem 01.08.2022 die folgenden gestaffelten Nachweispflichten (die Nummerierungen sind die des neuen § 1 Absatz 1 Satz 2 Nachweisgesetz):
Spätestens am ersten Tag der Arbeitsleistung:
Name und Anschrift des Vertragspartners (Nr.1); Arbeitsentgeltzusammensetzung, Überstun-denvergütung, Fälligkeiten, etc. (Nr. 7); Arbeitszeit, Ruhepausen, Ruhezeit, Schichtrhythmus etc. (Nr. 8).
Spätestens am siebten Kalendertag nach vereinbartem Beginn:
Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses (Nr. 2); Enddatum oder Dauer bei befristetem Arbeitsverhältnis (Nr. 3); Arbeitsort, Versetzung oder Arbeitsort nach freier Wahl (Nr. 4); Ar-beitsbeschreibung (Nr. 5); Dauer der Probezeit (Nr. 6); die Angaben bei Arbeit auf Abruf nach § 12 TzBfG (Nr. 9); Anordnung, Voraussetzung und Vergütung von Überstunden (Nr. 10).
Spätestens einen Monat nach vereinbartem Beginn:
Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs (Nr. 11); vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung (Nr. 12); Name und Anschrift des Versorgungsträgers (Nr. 13); Schriftformerfordernis bei Kündigung, Kündigungsfristen, Klageerhebungsfrist (Nr. 14); allgemeiner Hinweis auf für das Arbeitsverhältnis maßgebende Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen, etc. (Nr. 15).
Bei Ände¬rungen we¬sent¬li¬cher Ver¬trags¬be¬din¬gungen – unklar ist derzeit jedoch noch, welche Änderung als wesentlich zu qualifizieren ist – hat ein Ar¬beit¬ge¬ber sei¬ner Nachweispflicht bis zu dem Tag des Wirksamwerdens der Änderung nach¬zu¬kom¬men.
Gilt das auch für Mitarbeitende, die vor dem 01.08.2022 beschäftigt sind?
Mitarbeitende, deren Arbeitsverhältnis vor dem 01.08.2022 bereits bestand, können die Nachweise des neuen Nachweisegesetzes auch anfordern; Arbeitgeber haben hierzu eine Frist von 7 Tagen (Angaben gemäß § 2 Abs. 1 S. 2 Nr. 1-10 Nachweisgesetz) bzw. von 1 Mo-nat (alle weiteren An¬ga¬ben gemäß § 2 Abs. 1 S. 2 Nachweisgesetz), jeweils ab dem Zugang der Aufforderung, einzuhalten.
In welcher Form hat der Nachweis zu erfolgen?
Es besteht die Besonderheit, dass die Nachweispflicht durch den Arbeitgeber in Schriftform, d.h. in Form eines unterschriebenen Papiers vorzunehmen ist. Digitale Nachweise sind vom Gesetzgeber derzeit nicht vorgesehen.
Arbeitgeber können der Nachweispflicht auch nachkommen, indem der jeweilige schriftliche Arbeitsvertrag alle nach dem Nachweisgesetz erforderlichen Angaben vorsieht, nachkom-men. Soweit zudem Tarifverträge Anwendung finden, können bestimmte Informationspflich-ten aus dem Tarifvertrag entnommen werden, z. B. zu den Themen Probezeit, Zusammen-setzung des Arbeitsentgelts, Arbeitszeit und Überstunden, Schichtsystem, Erholungsurlaub, Fortbildung, Angaben zu Versorgungsträgern und zu Kündigungen.
Derzeit entsprechen jedoch die wenigsten Arbeitsverträge und Tarifverträge den Anforderungen des neuen Nachweisgesetzes.
Ihr Handlungsbedarf!
Wir sehen den Handlungsbedarf vor allem beim Abschluss eines neuen Arbeitsvertrags und bei Änderung bestehender Arbeitsverträge. Dies vor allem aus dem Grund, dass der Gesetz-geber nun bei Verstößen gegen das Nachweisgesetz ein Bußgeld von bis zu 2.000,00 EUR anordnet.
Maximilian Marxen
Rechtsanwalt und Partner
Fachanwalt für Arbeitsrecht
Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht