Die Kassenführung von Unternehmen war in den letzten Jahren in aller Munde. Nachdem teilweise Registrierkassen manipuliert wurden und es hierdurch zu Steuerausfällen kam, sah sich der Gesetzgeber veranlasst, hier tätig zu werden. Er tat dies, indem er die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung sowie zum Datenzugriff (GoBD) zum 01.01.2015 anpasste. Diese neuen GoBD konnten die Problematik allerdings nur bedingt lösen, da die Ansätze dort keine revisionssichere Kasse sicherstellen konnten. Dies führte dazu, dass – nach Ende eines zehnjährigen Übergangszeitraums – zum 01.01.2017 jede Registrierkasse GoBD-konform sein musste (sogenannter Kassenerlass; BMF-Schreiben vom 26.11.2010). D. h., die Kassen müssen eine Speicherung aller steuerlich relevanten Daten ermöglichen.
Die Kassen mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) sind grundsätzlich ab dem 01.01.2020 verpflichtend, in Ausnahmefällen ab dem 01.01.2023 einzusetzen. Etwaige Ausnahmeregelungen laufen generell zum Ende dieses Jahres aus. Nur noch aufgrund einer einzelfallbezogenen Antragstellung wird eine Erleichterung nach § 148 AO – in Form einer Fristverlängerung – aufgrund unbilliger sachlicher Härte bewilligt. Die Antragstellung kann formlos beim zuständigen Finanzamt erfolgen. Folglich sind eingesetzte elektronische Aufzeichnungssysteme ab nächstem Jahr durch eine zertifizierte TSE zu schützen. Bei Verbundkassen wird es nicht beanstandet, wenn die damit zu führenden digitalen Aufzeichnungen mit einer zertifizierten TSE geschützt werden, die alle im Verbund befindlichen elektronischen Aufzeichnungssysteme gemeinsam nutzen. Dies gilt auch für sogenannte App-Systeme.
Die Nutzung einer offenen Ladenkasse ist auch über den 31.12.2022 hinaus möglich. Eine offene Ladenkasse ist per Definition eine Barkasse, die keine technische Ausstattung hat. Ferner wird bei der offenen Ladenkasse ein Vorratsbehälter für das Bargeld genutzt, wie bspw. eine Schublade in der Ladentheke oder eine Geldkassette. Eine Pflicht zum Einsatz einer elektronischen Registrierkasse besteht also weiterhin nicht. Hierbei ist jedoch zu beachten, dass die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung mit hohem Aufwand verbunden sind. Generell gilt bei diesen Kassen die Einzelaufzeichnungspflicht. Sollte diese Einzelaufzeichnung nicht möglich sein, muss ein Kassenbericht erstellt werden. Hierfür ist es erforderlich, dass sämtliche Bargeldbestände – unabhängig vom Aufbewahrungsort – täglich zu zählen sind. Rundungen und Schätzungen sind folglich unzulässig.
Zu beachten gilt, dass „Alt-Kassen“ – auch nach Umstellung auf ein neues Kassensystem mit zertifizierter TSE – aufgrund der zehnjährigen Aufbewahrungspflicht weiterhin aufzubewahren sind.
Steffen Hort
Steuerberater und Partner
Christoph Kropfinger
Steuerberater